Rücksendeschein im Schnellverfahren

Jeder Techniker kennt die Situation – keiner mag sie. Rücksendungen gehören in der Industrie zu einem normalen Prozess dazu: Sei es, dass Sensoren in einem externen Labor kalibriert werden müssen, oder Produkte überprüft, repariert oder umgebaut werden sollen. Die Gründe warum etwas zurückgeschickt werden muss, sind in der Praxis vielfältig.

Alle vereint jedoch, dass jeder Hersteller eigene Rücksendeformulare zur Verfügung stellt und die Nutzung dieser für einen geordneten Rücksende-Prozess vorschreibt. So verständlich die Vorgaben der Hersteller sind, so schwierig wird die Umsetzung im Betriebsablauf bei Kunden. Zunächst gilt es, das passende Formular auf den Webseiten des Herstellers zu finden. Liegt dieses vor, müssen viele Informationen von Hand eingetragen werden. Neben der Produktbezeichnung, der Bestell- und der Seriennummer werden oft weitere Merkmale zur Identifikation des Produktes gefordert. Ebenfalls werden Angaben zum Versender, Gründe für die Rücksendung und in vielen Fällen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung gefordert. Hat man alle diese Informationen in das Formular eingetragen, wird in vielen Fällen eine Übermittlung per Email, oder online, sowie die Beigabe zum Produkt gefordert. Das ist gesamt betrachtet ein recht hoher manueller Aufwand, der oftmals sehr zeitintensiv ist.

Auf Empfängerseite entstehen zusätzlich hohe Aufwände bei händisch ausgefüllten Dokumenten. Es stellt oft eine große Herausforderung dar, die Handschriften zu entziffern, die Daten zu kontrollieren und in die Service-Software zu überführen. Dabei können häufige Fehler in den Formularen beobachtet werden, wie z.B. das Vertauschen von Bestell- und Seriennummer, die Auswahl der falschen Empfangsadresse (bei mehreren Produktionsstandorten), sowie Buchstaben- und Zahlendreher.

Deutlich bessere Retouren-Prozesse findet man im B2C-Umfeld. Diese Prozesse lassen sich jedoch leider nur bedingt 1:1 in eine B2B Umgebung überführen. Eine wesentliche Verbesserung kann durch das digitale Typenschild in Kombination mit Verwaltungsschalen erzielt werden. Im Falle einer Rücksendung reicht es aus, den QR-Code auf dem Produkt zu scannen. Dadurch wird eine Kundenplattform des Herstellers mit allen verfügbaren Daten des einzelnen Produkts (Assets) Seriennummern-genau aufgerufen. Über die Funktion „Rücksendelieferschein erstellen“ werden automatisch alle über das Produkt bekannten und benötigten Daten zusammengefasst und in einem vorausgefüllten Rücksendeformular bereitgestellt. Der Techniker vor Ort muss lediglich noch die Kontaktdaten des Versenders, den Grund der Rücksendung und die Erklärung der Unbedenklichkeit ausfüllen. Im Anschluss kann er das Formular direkt an den Hersteller übermitteln und ausdrucken.

So werden Rücksendeprozesse in der Industrie smart, einfach und zeitsparend – denn es entfällt die Suche nach den passenden Formularen und das Ausfüllen von bereits vorhanden Informationen. Eine Rücksendung wird somit in wenigen Minuten in die Wege geleitet.